Procedura zewnętrzna

Procedura dokonywania zewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Gminie Olsztyn

Rozdział 1.

Postanowienia ogólne

§ 1. 1. Procedura zgłoszeń, zwana dalej „Procedurą”, określa zasady przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa, prowadzenia postępowań wyjaśniających, prowadzenia rejestru zgłoszeń, a także zasady ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa do organu publicznego, jakim jest Prezydent Olsztyna i Rada Miasta Olsztyna.

2. Celem Procedury jest zachęcenie sygnalistów do zgłaszania, bez obawy lub ryzyka doświadczenia późniejszych represji, dyskryminacji lub niekorzystnych skutków odwetowych, swojego przekonania dotyczącego naruszeń prawa.

3. Procedura określa warunki organizacyjne i techniczne do:

1) poufnego dokonywania zgłoszeń,

2) rzetelnego, obiektywnego i terminowego sprawdzania zgłoszeń,

3) ochrony osób dokonujących zgłoszeń i osób z nimi związanych.

4. Statusem osoby zgłaszającej naruszenie prawa do organu publicznego, zwanej dalej zgłaszającym lub sygnalistą obejmuje się osoby fizyczne, które zgłaszają informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą w rozumieniu ustawy o ochronie sygnalistów.

5. Za przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych naruszeń prawa i koordynację działań następczych odpowiada upoważniony przez Prezydenta Olsztyna pracownik Wydziału Organizacji i Kadr Urzędu Miasta Olsztyna.

6. W zakresie nieuregulowanym procedurą stosuje się postanowienia ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (zwana dalej „ustawą”).

§ 2. Ilekroć w Procedurze jest mowa o :

1) Prezydencie – należy przez to rozumieć Prezydenta Olsztyna,

2) Zastępcy Prezydenta – należy przez to rozumieć Zastępcę Prezydenta Olsztyna,

3) Sekretarzu – należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta Olsztyna,

4) Skarbniku – należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta Olsztyna,

5) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Miasta Olsztyna,

6) Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć wydział, biuro lub inną wymienioną komórkę organizacyjną Urzędu, dla której ustalono inną nazwę,

7) Kierowniku komórki organizacyjnej – należy przez to rozumieć dyrektora Wydziału, dyrektora Biura, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, Miejskiego Rzecznika Konsumentów, Pełnomocnika Prezydenta Olsztyna ds. Informacji Niejawnych, Miejskiego Inżyniera Ruchu,

8) działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez upoważnionych pracowników Urzędu lub inne osoby (Zespół) w celu dokonania oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia, w tym prowadzenie czynności sprawdzających w szczególności przez postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie zewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych. Działania następcze obejmują czynności wyjaśniające i reakcje na stwierdzone nieprawidłowości.

9) działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie mające miejsce w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym lub zewnętrznym lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście,

10) formularzu - należy przez to rozumieć formularz zgłoszeń dotyczących naruszeń, dostępny na dedykowanej platformie internetowej sygnalista.zewnetrzny.olsztyn.eu,

11) informacji zwrotnej – należy przez to rozumieć przekazaną sygnaliście informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, która zawiera informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenia prawa,

12) kontekście związanym z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji na rzecz Urzędu lub na rzecz Gminy Olsztyn, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych,

13) osobie, której dotyczy zgłoszenie – należy przez to rozumieć osobę wskazaną w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym jako osobę, która dopuściła się naruszenia prawa lub jako osobę, z którą osoba która dopuściła się naruszenia prawa jest powiązana,

14) osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona,

15) osobie powiązanej z sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty m.in. : małżonek, wstępny, zstępny, rodzeństwo, powinowaty w tej samej linii lub stopniu, osoba pozostająca w stosunku przysposobienia oraz jej małżonek, a także osoba pozostająca we wspólnym pożyciu,

16) naruszeniu prawa - należy przez to rozumieć działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa,

17) organie publicznym - należy przez to rozumieć organ wykonujący z mocy prawa zadania w zakresie administracji publicznej, przyjmujący zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach objętych ustawą, dokonujący ich wstępnej weryfikacji według dziedzin należących do zakresu jego działania. Organ publiczny w uzasadnionych przypadkach może przekazać zgłoszenie zewnętrzne podległym lub nadzorowanym jednostkom organizacyjnym, innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia, właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej,

18) postępowaniu wyjaśniającym – należy przez to rozumieć wszelkie czynności prowadzone przez Zespół w celu wyjaśnienia wszystkich okoliczności wskazanych w zgłoszeniu na zasadach określonych w niniejszej procedurze,

19) postępowaniu prawnym - należy przez to rozumieć postępowanie toczące się na podstawie przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w szczególności postępowanie karne, cywilne, administracyjne, dyscyplinarne lub o naruszenie dyscypliny finansów publicznych,

20) procedurze - należy przez to rozumieć procedurę zewnętrznych zgłoszeń sygnalistów (naruszeń prawa) oraz podejmowania działań następczych,

21) przyjmującym zgłoszenie – należy przez to rozumieć pracownika Wydziału Organizacji i Kadr Urzędu Miasta Olsztyna, upoważnionego przez Prezydenta do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w dedykowanym systemie informatycznym, komunikacji z sygnalistą, w tym o występowanie o dodatkowe informacje, przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej sporządzanej przez Zespół oraz kontaktów z jednostkami organizacyjnymi Gminy Olsztyn, organem stanowiącym jakim jest Rada Miasta Olsztyna i innymi organami publicznymi,

22) Rzeczniku Praw Obywatelskich – należy przez to rozumieć organ centralny przyjmujący zgłoszenia zewnętrzne o naruszeniach prawa w dziedzinach objętych ustawą, który dokonuje ich wstępnej weryfikacji i przekazuje organom właściwym do podjęcia działań następczych (z zastrzeżeniem art. 3 ust. 1 pkt 17 ustawy),

23) sygnaliście – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, o której mowa w art. 4 ust. 1 i 2 ustawy,

24) ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie do publicznej wiadomości informacji na temat naruszeń. Zasady procedowania w stosunku do tych zgłoszeń określają przepisy prawa powszechnie obowiązującego,

25) wstępnej analizie zgłoszenia – należy przez to rozumieć weryfikację treści zgłoszenia pod kątem istnienia podstaw do jego rozpoznania w toku postępowania wyjaśniającego oraz przyznania zgłaszającemu na jego wniosek statusu Sygnalisty,

26) Zespole - należy przez to rozumieć Zespół ds. rozpatrywania nieprawidłowości i naruszeń prawa – podmiot działający w Urzędzie Miasta Olsztyna powołany do kompleksowego wyjaśnienia okoliczności opisanych w zgłoszeniu sygnalisty,

27) zgłoszeniu – należy przez to rozumieć elektroniczne przekazanie wyczerpującej informacji o naruszeniu prawa na platformie sygnalista.zewnetrzny.olsztyn.eu, do którego doszło lub może dojść w Gminie Olsztyn,

28) zgłoszeniu anonimowym – należy przez to rozumieć zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości,

29) zgłoszeniu jawnym – należy przez to rozumieć zgodę osoby dokonującej zgłoszenia na ujawnienie swojej tożsamości,

30) zgłoszeniu poufnym – należy przez to rozumieć brak wyrażenia zgody sygnalisty, na ujawnianie danych osobowych zawartych w zgłoszeniu,

31) zgłoszeniu zewnętrznym - należy przez to rozumieć przekazanie informacji na temat naruszeń Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo właściwemu organowi publicznemu w zależności od zakresu przedmiotowego zgłoszenia. Zasady procedowania w stosunku do tych zgłoszeń określają przepisy prawa powszechnie obowiązującego.

§ 3. 1. Przedmiotem zgłoszenia mogą być naruszenia prawa dotyczące :

a) korupcji,

b) zamówień publicznych,

c) usług, produktów i rynków finansowych,

d) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

e) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

f) bezpieczeństwa transportu,

g) ochrony środowiska,

h) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

i) bezpieczeństwa żywności i pasz,

j) zdrowia i dobrostanu zwierząt,

k) zdrowia publicznego,

l) ochrony konsumentów,

ł) ochrony prywatności i danych osobowych,

m) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

n) interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

o) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

p) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w lit a–o.

§ 4. 1. Prezydent zapewnia wdrożenie i doskonalenie systemu ochrony sygnalistów oraz aktywnie uczestniczy w jego realizacji, w szczególności poprzez :

1) zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury,

2) promowanie kultury organizacyjnej opartej na zasadach etycznych i przestrzeganiu prawa,

3) ochronę przed możliwymi działaniami odwetowymi sygnalistów i osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia.

2. Prezydent wydaje stosowne upoważnienia, tj. do przyjmowania zgłoszeń sygnalistów oraz do podejmowania działań następczych, w tym przetwarzania danych osobowych.

3. W przypadku, gdy zgłoszenie o nieprawidłowościach dotyczy zastępców Prezydenta, Sekretarza lub Skarbnika osobą odpowiedzialną za rozpatrzenie zgłoszenia jest Prezydent lub osoba przez niego umocowana.

4. W wyniku postępowania wyjaśniającego Prezydent może podejmować odpowiednie środki, adekwatne do rodzaju naruszenia prawa, w szczególności:

1) podejmować środki dyscyplinarne i inne środki przewidziane w obowiązujących przepisach prawa,

2) wyciągać konsekwencje w przypadku podejrzenia lub stwierdzenia działań zmierzających do pogorszenia sytuacji faktycznej lub prawnej osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia,

3) wyciągać konsekwencje wobec osoby dokonującej fałszywego zgłoszenia o nieprawidłowości czy naruszeniu prawa,

4) złożyć zawiadomienie o możliwości popełnienia przestępstwa do właściwych organów ścigania.

§ 5. Zastępcy Prezydenta, Sekretarz, Skarbnik sprawują bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonej procedury w nadzorowanych komórkach i jednostkach organizacyjnych Gminy Olsztyn, w szczególności poprzez :

1) monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez pracowników,

2) promowanie kultury organizacyjnej opartej na zasadach etycznych i przestrzeganiu prawa,

3) nadzorowanie terminowości zadań wynikających z rekomendacji i zaleceń działań naprawczych wypracowanych przez Zespół.

§ 6. 1. Sekretarz odpowiada za sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad skutecznością ochrony sygnalistów, a w szczególności :

1) za poszanowanie zasad poufności i anonimowości sygnalistów i osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia,

2) za ochronę tożsamości na każdym etapie postępowania wyjaśniającego, jak i po jego zakończeniu, za wyjątkiem konieczności ujawnienia tożsamości w przypadku wszczęcia postępowania karnego,

3) za wyznaczanie bezstronnych osób na członków Zespołu na czas związany z zakończeniem postępowania wyjaśniającego.

2. W wyniku postępowania wyjaśniającego Sekretarz może wydać pracownikom polecenia realizacji działań naprawczych lub zapobiegających powstaniu potencjalnych naruszeń.

§ 7. Upoważniony przez Prezydenta pracownik do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych realizuje zadania polegające na :

1) przyjmowaniu zgłoszeń,

2) prowadzeniu rejestru zgłoszeń zewnętrznych przypadków nieprawidłowości,

3) wstępnej analizie każdego zgłoszenia,

4) udzielaniu odpowiedzi osobie dokonującej zgłoszenia,

5) zapewnianiu poufności osobie dokonującej zgłoszenia,

6) zapewnianiu bezstronności podczas prowadzonych postępowań,

7) opiniowaniu wniosków o rozwiązanie umowy o pracę z inicjatywy pracodawcy,

8) prowadzeniu korespondencji z jednostkami organizacyjnymi Gminy Olsztyn i innymi podmiotami publicznymi w zakresie przepływu informacji niezbędnych do prawidłowej realizacji zadań,

9) sporządzaniu sprawozdania za każdy rok kalendarzowy i przesyłaniu Rzecznikowi Praw Obywatelskich w terminie do dnia 31 marca roku następującego po roku, za jaki sprawozdanie jest sporządzane.

§ 8. Kierownicy komórek organizacyjnych Urzędu i jednostek organizacyjnych Gminy Olsztyn współpracują z osobą upoważnioną ds. przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych w zakresie wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu. Kierownicy komórek i jednostek organizacyjnych Gminy są odpowiedzialni za:

1) promowanie zasad etycznego postępowania wśród pracowników,

2) wyjaśnianie okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu z zachowaniem zasad poufności,

3) terminową realizację rekomendacji i zaleceń wypracowanych przez Zespół,

4) zapewnienie warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości i naruszeń prawa w komórce.

Rozdział 2.

Sposób i tryb zgłaszania informacji o naruszeniach prawa

§ 10. Sygnalista, który zetknął się lub pozyskał informacje o naruszeniach w działalności Urzędu lub jednostek organizacyjnych Gminy Olsztyn ma możliwość dokonania zgłoszenia drogą elektroniczną na adres sygnalista.zewnetrzny.olsztyn.eu.

§ 11. Każde zgłoszenie otrzymuje indywidualny numer udostępniany sygnaliście. Dzięki numerowi zgłoszenia sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowanych działań następczych przez Gminę Olsztyn.

§ 12. 1. Kanał przyjmowania zgłoszeń został zaprojektowany w taki sposób, by zapewnić ochronę poufności i tożsamości sygnalistom i osobom trzecim wymienionym w zgłoszeniu oraz uniemożliwić uzyskanie do nich dostępu osobom nieupoważnionym, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.

2. Zgłoszenie może mieć charakter :

1) jawny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia zgadza się na ujawnienie swojej tożsamości osobom zaangażowanym w wyjaśnienie zgłoszenia,

2) poufny, gdy osoba dokonująca zgłoszenia nie zgadza się na ujawnienie swoich danych i dane podlegają anonimizacji.

§ 13. Zgłoszenia anonimowe oraz takie, co do których nie da się w sposób jednoznaczny zidentyfikować osoby dokonującej zgłoszenia, pozostawia się bez rozpatrzenia.

§ 14. Zgłoszenie (formularz) zawiera w szczególności:

1) dane sygnalisty dokonującego zgłoszenia naruszenia prawa oraz innych osób, które mają lub mogą mieć z nimi związek,

2) przedmiot zgłoszenia,

3) dane osób, które dopuściły się naruszenia prawa,

4) datę oraz miejsce zaistnienia naruszenia lub datę i miejsce pozyskania informacji o naruszeniu, ewentualnie przybliżony możliwy okres wystąpienia potencjalnego naruszenia,

5) opis konkretnej sytuacji lub okoliczności stwarzających możliwość wystąpienia naruszenia prawa,

6) zebrane dowody i wykaz świadków.

§ 15. Sygnalista mający podejrzenie wystąpienia naruszenia prawa powinien wysłać zgłoszenie na wskazany w § 10 adres, kierując się jednocześnie następującymi zasadami:

1) ujawnić informacje w dobrej wierze,

2) mieć uzasadnione przekonanie, by sądzić że zawarte w ujawnionym zgłoszeniu zarzuty są prawdziwe,

3) nie działać ze złymi zamiarami ani świadomie nie rzucać fałszywych oskarżeń,

4) nie kierować się uzyskaniem korzyści osobistych lub materialnych ani chęcią zemsty.

Rozdział 3.

Proces przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń zewnętrznych

§ 16. Upoważniony przez Prezydenta pracownik odpowiada za:

1) przyjmowanie zgłoszeń sygnalistów w dedykowanym systemie informatycznym i dalszą komunikację,

2) zarejestrowanie zgłoszeń w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych,

3) spełnianie obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty, a w szczególności potwierdzanie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania za pośrednictwem platformy zgłoszeniowej wskazanej w § 10,

4) wstępną weryfikację zgłoszenia oraz ustalenie organu właściwego do podjęcia działań następczych, jeśli zgłoszenie nie dotyczy dziedziny należącej do zakresu działania Urzędu Miasta Olsztyna lub Gminy Olsztyn oraz doręczenie odpowiednio otrzymanego zgłoszenia,

5) poinformowanie sygnalisty o odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych oraz przekazania zgłoszenia zewnętrznego innemu organowi, jeśli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, podając ustalenie ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia,

6) poinformowanie sygnalisty o odstąpieniu od przeprowadzenia działań następczych w związku z tym, że informacja objęta zgłoszeniem podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych, w szczególności jako przedmiot powództwa cywilnego, zawiadomienia o podejrzeniu popełnienia przestępstwa, skargi do sądu administracyjnego, skargi, wniosku lub petycji lub może zostać przedstawiona właściwym organom do rozpatrzenia w innym trybie,

7) przekazanie zgłoszenia do organu właściwego celem podjęcia działań następczych nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach – nie później niż w terminie 30 dni oraz przekazanie o tym fakcie informacji sygnaliście,

8) przesłanie na wniosek sygnalisty informacji dotyczącej nadania statusu sygnalisty lub powodów odmowy nadania statusu,

9) występowanie o dodatkowe informacje w przedmiocie zgłoszenia,

10) przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej o ostatecznym wyniku postępowania wyjaśniającego w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego, a w uzasadnionych przypadkach w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy,

11) zapewnianie poufności osobie dokonującej zgłoszenia.

§ 17. 1.W przypadku, gdy sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, a w zgłoszeniu nie zawarto nowych istotnych informacji na temat naruszeń prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym, zgłoszenie pozostawia się bez rozpatrzenia i nie informuje się o tym sygnalisty.

2. Pracownik prowadzący rejestr zgłoszeń zewnętrznych odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze.

§ 18. Zgłaszający uprawniony jest do wycofania zgłoszenia naruszenia prawa w ciągu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia.

§ 19. 1. Etapy procesu rozpatrywania nieprawidłowości i naruszeń prawa obejmują działania następcze :

1) przeprowadzenie czynności sprawdzających w celu ustalenia naruszeń prawa,

2) przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego, w tym ustalenie dowodów z dokumentacji i świadków, w terminie nieprzekraczającym 2 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego,

3) jeżeli ze względu na zawiłość sprawy postępowanie nie zostało zakończone z zachowaniem terminu określonego w pkt. 2 Zespół może zlecić przeprowadzenie dodatkowych czynności wyjaśniających przy wsparciu wyznaczonych pracowników merytorycznych, odpowiedzialnych za obszar zgłoszonych naruszeń lub przy udziale wyznaczonych doradców, a czas trwania dodatkowych działań wyjaśniających nie powinien być dłuższy niż 14 dni roboczych,

4) sporządzenie raportu końcowego i przekazanie Sekretarzowi w terminie dwóch i pół miesiąca liczonego od terminu zgłoszenia, który zawiera informacje dotyczące:

a) opisu przedmiotu zgłoszenia,

b) opisu stanu faktycznego,

c) czynności sprawdzających i postępowań wyjaśniających,

d) zakończenia sprawy w wyniku stwierdzenia braku naruszenia,

e) stwierdzenia naruszenia ze wskazaniem rekomendacji stosownych działań naprawczych lub dyscyplinujących w stosunku do pracownika lub współpracowników, którzy dopuścili się naruszenia,

f) rekomendacji ewentualnych działań zapobiegawczych, mających na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń w przyszłości.

§ 20. 1. W skład Zespołu ds. rozpatrywania nieprawidłowości i naruszeń prawa wchodzą pracownicy Urzędu lub inne osoby każdorazowo wyznaczone przez Sekretarza. Członkom Zespołu nie przekazuje się danych osobowych osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób, których dotyczy zgłoszenie, pomagających w dokonaniu zgłoszenia lub powiązanych ze zgłoszeniem, chyba że jest to niezbędne do prawidłowego prowadzenia postępowania. Jeśli zajdzie potrzeba do składu Zespołu powoływane są osoby mające fachową wiedzę w danej dziedzinie. Osoby biorące udział w pracach Zespołu muszą mieć stosowne upoważnienie wydane przez Prezydenta do podejmowania działań następczych tj. do prowadzenia postępowania wyjaśniającego oraz do przetwarzania danych osobowych.

2. Zespół odpowiada za:

1) wszczęcie i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego przy współpracy z merytorycznymi pracownikami Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy Olsztyn lub innych osób,

2) zebranie dowodów, wyjaśnień świadków, uzyskanie dodatkowych informacji i oceny prawdziwości zarzutów zawartych w zgłoszeniu,

3) wysłuchanie osób, których dotyczy zgłoszenie,

4) ochronę tożsamości osoby, której dotyczy zgłoszenie i osób wymienionych w zgłoszeniu,

5) sporządzanie raportu z postępowania wyjaśniającego i rekomendacji działań zaradczych,

6) sporządzanie informacji zwrotnej sygnaliście.

3. Członkowie Zespołu mają prawo do wglądu w dokumentację niezbędną do oceny zgłoszenia.

4. Odmowa przekazania wyjaśnień lub dodatkowych informacji sygnalisty lub świadków nie wstrzymuje biegu dalszego postępowania, w tym sprawdzenia i postępowania wyjaśniającego.

5. Zespół po zapoznaniu się ze zgłoszeniem odstępuje od wszczęcia postępowania wyjaśniającego w przypadku, gdy :

1) zgłoszenie jest w oczywisty sposób bezzasadne,

2) przedmiot zgłoszenia nie stanowi naruszenia prawa,

3) zgłoszenie przekazane jest w sposób uniemożliwiający prowadzenie postępowania z uwagi na zakres przekazanych w nim informacji, a ich uzupełnienie jest niemożliwe,

4) sprawa była już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia, a w zgłoszeniu nie zawarto nowych istotnych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem wewnętrznym,

5) zgłoszenie jest niewiarygodne,

6) okoliczności sprawy bezsprzecznie wskazują na działanie sygnalisty w złej wierze,

7) zgłoszenie nie podlega pod zakres podmiotowy lub przedmiotowy procedury,

8) zgłoszenie jest anonimowe lub nie zawiera danych kontaktowych sygnalisty.

6. W przypadkach, o których mowa w ust. 5, po akceptacji Sekretarza przyjmujący zgłoszenie odnotowuje ten fakt wraz z uzasadnieniem w rejestrze zgłoszeń, o którym mowa w rozdziale 5.

7. Z prac Zespołu jest wyłączona:

1) osoba, której dotyczy zawiadomienie,

2) osoba, spokrewniona z osobą, której dotyczy zgłoszenie,

3) osoba pozostająca w związku formalnym z osobą, której dotyczy zgłoszenie,

4) osoba, która z obawy o ryzyko naruszenia bezstronności wystąpiła z informacją do Sekretarza o wyłączenie jej z prac na potrzeby danego postępowania.

8. W przypadkach określonych w ust. 5 pkt 1-8 Sekretarz może postanowić o odstąpieniu od wszczęcia postępowania i niepowoływania Zespołu. Ust. 6 stosuje się odpowiednio.

§ 21. Członkowie Zespołu mają obowiązek uczestniczenia w pracach Zespołu.

§ 22. Każda z osób zaangażowanych w postępowanie zobowiązana jest do zachowania obiektywizmu, bezstronności i poufności przy dokonywaniu ocen konkretnych przypadków, pod rygorem sankcji wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

§ 23. Prace osób zaangażowanych w postępowanie oraz wszelkie dokumenty i informacje związane z wyjaśnianą nieprawidłowością mają charakter poufny, pod rygorem sankcji wynikających z obowiązujących przepisów prawa.

§ 24. Postępowanie prowadzi się z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia wszystkich osób, których dotyczy zgłoszenie.

Rozdział 4.

Ochrona sygnalisty

§ 25. Wszystkie osoby zaangażowane w prowadzenie postępowania na gruncie niniejszej procedury, jeśli zajdzie potrzeba ujawnienia danych osobowych ujętych w zgłoszeniu sygnalisty, są zobowiązane do zachowania poufności informacji i ochrony tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia oraz osób, których dotyczy zgłoszenie i stanu faktycznego zgłoszenia pod rygorem sankcji wynikających z obowiązujących przepisów prawa. Osoby te nie mogą udostępniać żadnych danych osobom trzecim, ani w inny sposób rozpowszechniać lub wykorzystywać przedmiotowych informacji. Działają z zachowaniem należytej staranności, uwzględniając standardy etyczne.

§ 26. W przypadku wystąpienia zdarzenia polegającego na przypadkowym przyjęciu zgłoszenia lub pozyskania informacji zawartej w zgłoszeniu przez nieupoważnionego pracownika, pracownik ten jest obowiązany do :

1) nieujawniania informacji mogących skutkować ustaleniem tożsamości osoby dokonującej zgłoszenia lub osoby, której dotyczy zgłoszenie,

2) niezwłocznego przekazania zgłoszenia pracownikowi upoważnionemu do przyjmowania zgłoszeń.

§ 27. Osobom, których dotyczy zgłoszenie nie przysługuje prawo do informacji o źródle pochodzenia danych osobowych sygnalistów.

§ 28. Wszyscy sygnaliści dokonujący zgłoszenia, osoby pomagające w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane ze zgłaszającym są objęci ochroną przewidzianą ustawą i podjęcie jakichkolwiek działań odwetowych przeciwko nim jest zabronione, z zastrzeżeniem § 29.

§ 29. Sygnaliści, którzy dokonują zgłoszenia w złej wierze, nie mają uzasadnionych podstaw, by sądzić, że będące przedmiotem zgłoszenia informacje na temat naruszeń są prawdziwe, działają ze złymi zamiarami, świadomie rzucają fałszywe oskarżenia albo kierują się uzyskaniem korzyści osobistych, materialnych lub chęcią zemsty nie podlegają ochronie przewidzianej w niniejszej Procedurze.

Rozdział 5.

Postanowienia końcowe

§ 30. Każde zgłoszenie sygnalisty podlega zarejestrowaniu w rejestrze zgłoszeń zewnętrznych, niezależnie od dalszego przebiegu postępowania wyjaśniającego.

§ 31. Rejestr zgłoszeń zewnętrznych prowadzony jest elektronicznie.

§ 32.1.W rejestrze zgłoszeń zewnętrznych gromadzone są następujące dane :

1) numer zgłoszenia,

2) przedmiot naruszenia prawa,

3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,

4) adres do korespondencji,

5) data dokonania zgłoszenia,

6) informacja o podjętych działaniach następczych,

7) informacja o wydaniu zaświadczenia potwierdzającego, że sygnalista podlega ochronie,

8) data zakończenia sprawy,

9) informacja o niepodejmowaniu dalszych działań, wskazanych w § 17,

10) szacunkowa szkoda majątkowa, jeśli została stwierdzona oraz kwoty odzyskane w wyniku postępowań dotyczących naruszeń prawa będących przedmiotem zgłoszenia.

2. Rejestr zgłoszeń prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności.

3. Prezydent Olsztyna jest administratorem danych zgromadzonych w rejestrze.

4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte w rejestrze zgłoszeń są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

5. Dane osobowe i inne dane, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.

6. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§ 33. Informacja o sposobie dokonywania zgłoszeń zewnętrznych jest publikowana na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miasta Olsztyna.

§ 34. W sprawach nieuregulowanych w niniejszej procedurze zastosowanie mają przepisy ustawy oraz inne przepisy prawa powszechnie obowiązującego.